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Willkommen im Fachbereich Schatzmeister und Geschäftsführung.

Auf diesen Seiten wollen wir euch Hilfestellungen in den Bereichen Schatzmeisterei und Geschäftsführung geben.

Solltet ihr Fragen zu Themen rund um Finanzen, Geschäftsführung, Statistik, usw. Haben, so könnt ihr uns gerne ansprechen/anschreiben.

DLRG Manager - Programm für die Mitgliederverwaltung und Buchhaltung

Auf Basis des „Verbandsmanagers“ der Augsburger Firma SEWOBE stellt der Bundesverband mit den Landesverbänden allen Gliederungen der DLRG eine individuell für die DLRG angepasste Online-Software zur Verfügung, um Altsysteme (wie z.B. die DLRG-Vereinsverwaltung - auch als VHU-Software bekannt) abzulösen. Hierbei handelt es sich um eine Software, die die Prozesse der Mitgliederverwaltung und Buchhaltung unterstützen wird. Nach der Testphase im Jahr 2017 und Pilotbetrieb Anfang 2018 sind wir im Produktivbetrieb angekommen. Einzelne Module werden im Laufe des Jahres weiter vervollständigt und dann produktiv gehen.

Im Landesverband Westfalen arbeiten bis heute (13.06.2020) 1 Landesverband, 10 Bezirke und 89 Ortsgruppen mit dem DLRG Manager.

 

 

Bestellprozess
  • Die Bestellung des DLRG Managers erfolgt über die Materialstelle der DLRG. Bestellunterlagen und weitere Informationen können auf den Seiten der Bundesebene heruntergeladen werden.
  • Nach Bestätigung der Bestellung durch die Materialstelle muss noch für jeden Benutzter eine Vereinbarung zum Datenschutz und ein Benutzerantrag gestellt werden. Die Unterlagen sind unserem Downloadbereich für den DLRG-Manager zu entnehmen.
    Die Unterlagen werden per E-Mail an mv-support@westfalen.dlrg.de gesendet.
  • Nach einer Schulung durch den Bezirk oder den Landesverband bekommt die Gliederung Zugang zum Schulungssystem um den Import der Daten für das Produkticsystem vorzubereiten.
    Die Schulungen durch den Landesverband werden Aufgrund der Corona-Pandemie zurzeit ONLINE durchgeführt. Die Schulungstermine sind dem Lehrgangsplan,  oder den zuvor per E-Mail versendeten Rundschreiben an die Gliederungen zu entnehmen. Eine Schulung dauert im Durchschnit 6-7 Stunden inkl Pausen und Hilfe beim Import der Altdaten.
     
  • Flyer - DLRG Manager
Support

Der 3rd Level Support wird ehrenamtlich durch Mitglieder des DLRG Landesverbandes Westfalen geleistet.

Alle Fragen, Probleme werden einfach an die E-Mail Adresse mv-support@westfalen.drg.de gesendet. Das Support-Team bemüht sich die Fragen innerhalb von 2 Tagen zu beantworten. Sollte der Landesverband die Frage/das Problem nicht lösen können, wird es weiter zum Expertenteam der Bundesebene gegeben, hier kann die Lösung dann allerdings länger dauern, da unter Umständen der Softwarehersteller hinzugezogen werden muss.

FAQ - Meist gestellte Fragen

Grundsätzlich sind beide Systeme identisch in den Funktionen. Das Schulungssystem unterscheidet sich vom Produktivsystem durch einen grünen Menübalken und ein anderes Logo an der oberen linken Seite.

Das Schulungssystem kann vom LV-Support problemlos wieder zurückgesetzt werden:

  • In der Mitgliederverwaltung betrifft dies den Datenbestand. Die Einstellungen bleiben erhalten
  • In der Buchhaltung besteht die Möglichkeit der Rücksetzung von Buchhaltungsdaten, oder der kompletten Buchhaltung inkl. der Einstellungen

 

Beim Import der Belege kommt die Fehlermeldung:

"Keine Datensätze. Status Belegübernahme: Unvollständige Konfiguration

Lösung:

Unter Einstellungen -> Finanzen -> Bankkonten im Konto prüfen ob im Abschnitt "Angaben zur Erzeugung der Bankdatei" ein Sachkonto (Das des Bankkontos) eingetragen ist.

Danach funktioniert auch der Belegimport.

Die Einstellungen der Kündigungsautomatik können nur vom Landesverband global für alle Gliederungen eingestellt werden.

Wir haben eine Einstellung gewählt, die für alle Gliederungen passen sollte. Was bei der Kündigungsautomatik passiert sieht man, wenn man mit der Maus auf das "?" geht.

Es werden keine automatischen E-Mails an die Mitglieder nach der Kündigung versendet!

Der Wechsel in das Produktivsystem kann erfolgen, wenn ein Beitragslauf erfolgreich im Schulungssystem durchgeführt wurde.

Ist dies geschehen und die Abbuchungszahlen passen mit denen der alten Mitgliederverwaltung überein, so sendet ihr die E-Mail des erfolgreichen Beitragslaufes an die mv-support@westfalen.dlrg.de und wir werden euch im Produktivsystem anlegen.

Zuerst wird nur eine Person, die die Migration durchführt, angelegt. Sobald das erledigt ist, werden die weiteren Benutzer angelegt. Hierzu sendet ihr uns nach der Migration eine E-Mail.,

eure Anfrage zur Freischaltung des Produktivsystems haben wir erhalten.

Folgende Punkte müssen erfüllt sein, damit wir euch für das Produktivsystem einrichten:

  • Das System wurde mindestens einmal durch uns zurückgesetzt und ein fehlerfreier Import der Altdaten wurde durchgeführt
  • Ein Beitragslauf mit mind. 100 Mitgliedern wurde erfolgreich durchgeführt (keine Lastschriftdatei!)
  • Die Zahlen des Beitragslaufes stimmen mit den Zahlen des Altsystems überein.
  • Die E-Mail des erfolgreichen Beitragslaufes muss an mv-support@westfalen.dlrg.de gesendet werden mit dem Hinweis das ihr in dasProduktivsystem wechseln möchtet.

Nach der Übermittelung und Prüfung der obigen Punkte durch euch erfolgen folgende Schritte:

  1. Freischaltung eines Nutzers zur Einrichtung der Gliederung und Altdatenmigration.
  2. Nach der Bestätigung der erfolgreichen Altdaatenmigration werden die weiteren User der Gliederung freigeschaltet. Dieser Punkt ist eine Sicherheitsmaßnahme, damit nicht ein anderer User falsche Daten beim Einrichtungsassistenten hinterlegt.


Bitte beachtet, dass wir im Produktivsystem Fragen zum Umgang oder bei der Gestaltung geben können. Jedoch können wir keinen Datensätze löschen oder das System zurücksetzen. Dieses ist dann nur noch kostenpflichtig über den Support der Firma Sewobe möglich. Daher stellt bitte sicher, dass ein sauberer Import eurer Daten im Schulungssytem funktioniert.

Downloads

Weitere Downloads sind in der Dokumentenapp im Internet-Service-center (ISC) zu bekommen.

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